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6 passos para ter reuniões mais produtivas na sua empresa


Artigo exclusivo Great People


Quem aí nunca pensou que uma reunião poderia ser um e-mail? As reuniões fazem parte de qualquer dinâmica empresarial, mas é importante saber como ter reuniões mais produtivas para fortalecer o trabalho e evitar alguns problemas.


Muitas vezes, uma reunião sem planejamento pode atrapalhar em vez de gerar aprendizados, trazendo falta de foco, baixo engajamento ou até desmotivação. E, bem, isso prejudica tanto o lado individual de cada trabalhador quanto o coletivo de toda a organização.


Quer melhorar a participação dos colaboradores nos encontros do seu negócio? Neste conteúdo, você vai aprender estratégias para fazer uma boa reunião na sua empresa.


O que é uma reunião produtiva?


Antes de entender como fazer reuniões mais produtivas, é preciso identificar o que faz com que elas sejam boas e quais fatores podem atrapalhá-las. Assim fica mais fácil otimizar os encontros da sua empresa.  

As reuniões podem acontecer de várias formas: podem ser encontros entre a equipe, entre os gestores ou ambas as partes, além de reunir também diferentes objetivos.



Uma reunião produtiva pode ser feita, por exemplo, para tomar uma decisão importante na empresa, para direcionar os próximos passos, alinhar pautas da cultura organizacional ou simplesmente para apresentar resultados da rotina.


Porém, independentemente do tipo de reunião, uma coisa é certa: as reuniões mais produtivas são aquelas que otimizam o tempo e os recursos de um negócio. Por isso, é essencial contar com alguns pontos:


  • foco e atenção.

  • objetivos definidos.

  • participação das pessoas

  • alinhamento de necessidades e expectativas.

  • decisões tomadas em conjunto.

  • motivação para lidar com os próximos desafios.


Quais os fatores importantes para uma reunião de sucesso?


Para que as reuniões da sua empresa não se tornem um obstáculo à produtividade do time nem enfraqueçam a motivação dos colaboradores, é importante prestar atenção em alguns fatores.


Pensando em ajudar você a fazer reuniões mais produtivas, aprimorando os resultados dos seus processos e do tempo investido, separamos dicas especiais.


Confira, a seguir, os 6 passos para melhorar produtividade nas reuniões do seu negócio.


#1 Identifique os problemas comuns das reuniões de baixa produtividade


Se a sua empresa já passou por várias reuniões mais arrastadas que não deram em nada ou não cumpriram o que foi estabelecido, vale identificar os problemas comuns.


Para que uma reunião seja proveitosa, normalmente, é preciso ter cuidado principalmente com o início e o final. Começar e terminar bem as reuniões é um sinal de que o desenvolvimento delas foi mais produtivo.


Alguns dos pontos que podem gerar reuniões improdutivas são:

  • sensação de frustração ou desperdício de tempo.

  • falta de alinhamento ou baixa perspectiva de resultados.

  • ausência de objetivos.

  • excesso de temáticas a serem faladas.

  • falta de limite de duração.

  • baixa oportunidade de diálogo.

  • falta de foco ou de motivação. 


Em um mundo cheio de conectividade e meios de informações, pode ser fácil se desconcentrar em algum momento. Porém, há meios de evitar isso, e alguns deles são ter objetividade e partilhar o espaço de fala e escuta para que as trocas sejam mais relevantes.


#2 Estabeleça objetivos claros antes de cada reunião


E, por falar em objetividade, estabelecer quais são os objetivos das reuniões e deixar isso claro antes de começá-las é uma das melhores formas de aumentar a participação das pessoas. 

Ao fazer uma pauta bem elaborada, comunicando metas, resultados e necessidades mais específicas, é mais fácil ter uma reunião produtiva.


Para pensar no que a reunião deseja definir ou alcançar, é interessante pensar antes de tudo sobre a necessidade de ela existir. Sim, será que é preciso fazer mesmo uma reunião para falar sobre determinada questão com o seu time?


De acordo com uma pesquisa feita pela consultoria Korn Ferry, que contou com as respostas de 1945 colaboradores, 65% deles afirmaram que sentiam a eficácia do seu trabalho prejudicada com reuniões em excesso, e 34% deles falaram que desperdiçaram até 5 horas de cada dia em reuniões sem propósito. 


Segundo Steven Rogelberg, professor de Ciência Organizacional, Psicologia e Gestão na Universidade da Carolina do Norte, é necessário enquadrar as reuniões em perguntas a serem respondidas em vez de um conjunto de tópicos a ser falado.


É preciso se perguntar, então, qual o sentido de fazer determinada reunião? Para evitar que ela vire sinônimo de desperdício de tempo ou de produtividade, é fundamental pensar em quais são os objetivos de convidar os trabalhadores e gestores a participar de uma.


#3 Conte com a ajuda de ferramentas digitais


Enquanto há alguns anos tudo tinha que estar na ponta do lápis e em um bloquinho de notas, hoje é possível ter o auxílio de soluções tecnológicas para facilitar a organização e o acompanhamento das reuniões. 


Além de simplificar o andamento dos processos e das decisões, as ferramentas digitais também permitem: 


  • gestão de tarefas.

  • compartilhamento de documentos

  • centralização de informações

  • plataformas de videoconferência.

  • resultados em tempo real.

  • análise de gráficos automatizados.

Essas ferramentas deixam as reuniões mais produtivas por ajudar na objetividade do tempo e no acompanhamento das atividades após o encontro.


#4 Incentive a participação de todas as pessoas


Ninguém deseja transformar uma reunião com a equipe em um monólogo enfadonho, não é? Para evitar que isso aconteça, é válido pensar em técnicas que mantenham o engajamento, a fim de garantir reuniões eficazes.


Você pode, por exemplo, separar metade do tempo definido para rodadas de feedback e discussões abertas. Assim, os principais objetivos da reunião já vão ter sido falados, e as outras pessoas vão poder dialogar com tudo o que foi apresentado.


Caso você sinta dificuldade de contar com a participação das pessoas, no início, é válido destacar os benefícios de ter mais envolvimento e colaboração neste momento. Com certeza toda a empresa vai sair ganhando.


#5 Evite estender o tempo das reuniões


Já percebeu que algumas pessoas param de assistir, em parte, a reunião e começam a só ouvi-la enquanto fazem as demandas do dia? Na maioria das vezes isso não acontece porque as pessoas estão desatentas ou porque perderam o interesse no que está sendo dito, mas porque a reunião não tem objetividade nem síntese. 


Pode até ser que haja um bom motivo para ela ter durado tanto, mas é importante ressaltar que tempo é dinheiro, e há outras tarefas a serem realizadas. Quando o encontro demora mais do que deveria, as tarefas das outras pessoas também podem ser atrasadas, prejudicando diversos processos na empresa. 


Portanto, é necessário implementar boas técnicas de gestão, contar com ferramentas tecnológicas e manter o foco nos objetivos da reunião, a fim de evitar prolongamentos desnecessários.


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#6 Faça ajustes e melhorias constantes


Conseguiu ter reuniões mais produtivas ao aplicar essas dicas? Que ótimo, mas não pare por aí! Uma das melhores formas de continuar promovendo um bom engajamento com o seu time é avaliar o que tem sido feito e pensar em formas de gerar melhores resultados. 


Portanto, vale avaliar quais foram os pontos positivos das últimas reuniões realizadas, pensando no que pode torná-las ainda mais eficazes, otimizando tempo e dinheiro.


Para isso, você pode solicitar feedbacks regulares e desenvolver um sistema de reunião pós-avaliação.


E aí, se animou para melhorar os próximos encontros na sua empresa? Ao implementar estratégias eficientes para realizar reuniões mais produtivas, é possível economizar uma série de recursos, melhorar a comunicação e alavancar seus resultados.


Agora uma dica extra


A chave para transformar positivamente as reuniões de sua empresa de forma contínua é fomentar a participação ativa do time, reconhecer os desafios, compartilhar os objetivos de forma clara, fazer uma avaliação constante e investir em ferramentas modernas.


Para ajudar você, a Leadera criou uma ferramenta de IA que gera análises completas sobre as reuniões realizadas, indicando o que deve ser melhorado para manter seu time mais engajado nas próximas. 


Quer experimentar essa novidade e garantir os benefícios na sua empresa? Faça seu teste gratuito aqui.

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